AUXILIAR ADMINISTRACIÓ - RECEPCIÓ PINEDA DE MAR

Per al centre ubicat a la població de Pineda de Mar

👉 La Fundació Gentis és una entitat sense ànim de lucre on treballem per la millora de l’ocupabilitat i el desenvolupament competencial, emocional i social dels col·lectius més desfavorits.
A Gentis fem moure l’engranatge per aconseguir la inclusió social plena des de l’acció comunitària, la formació, el mentoratge, la mediació, el suport familiar i la intervenció psicològica i terapèutica.

🌟 Com a Auxiliar d'Administració i Recepció a Gentis...

Tindràs l’oportunitat de:

• Vetllar pel correcte funcionament de la recepció, garantint una atenció adequada com a primera imatge de l’entitat.

• Assegurar la seguretat i el bon ús de l’oficina, tant pel que fa a les persones treballadores com a les instal·lacions.

• Donar suport administratiu transversal al funcionament del centre i als diferents departaments.

• Col·laborar en el control de la despesa dels centres i el seguiment dels recursos materials i subministraments.

• Donar suport en la gestió documental i administrativa associada als punts d’actuació i a la documentació obligatòria dels centres.

• Participar en tasques de gestió administrativa vinculades a recursos humans i al suport comptable del departament de finances.

 📌  De què t'encarregaràs?

• Control de despesa específica de cada centre per analitzar l’ús de cada centre: Material fungible administració, material d’higiene, fotocòpies, subministraments... 

• Control de l’inventari que realitzen els conserges de mobiliari, material TIC i mòbils, tan de l’equip de professionals com dels usuaris i usuàries. 

• Control de tots els documents associats a un punt d’actuació: documents de dret d’ús, certificats de solidesa, certificat accessibilitat, certificat de qualitat,... 

• Gestió Assegurances i tràmits quan hi ha sinistres en algun lloc 

• Gestió documental de Formació Bonificada 

• Gestió administrativa de recursos humans: validació quilometratge, calendaris. 

• Gestió dels documents administratius (IAE, certificat solidesa, etc.) relatius al centre nodal. 

• Suport comptable i administratiu al departament de finances de l’entitat

Vetllar pel correcte funcionament de la recepció com a primera impressió de l’Entitat:

• Gestió de missatgeria i balises internes

• Gestió i distribució del correu intern

• Gestió del càtering i preparació de sales

• Recepció, atenció i derivació d’usuaris i visites

• Recepció, derivació o notificació de trucades

• Control visual d’accessos d’entrades i sortides

• Registre a l’aplicatiu de les entrades i sortides de documentació oficial

• Garantir el control de registre d’assistència dels usuaris que visiten el centre, preparació dels formularis corresponents i arxiu documental dels mateixos

Vetllar per la seguretat de l’oficina. Tant dels treballadors com de les instal.lacions:

• Control diari d’alarmes (posada en marxa i apagat)

• Verificació periòdica de claus existents, la seva assignació i el control de les còpies addicionals de seguretat

• Trucar als cossos de seguretat/mèdics en cas de necessitat.

• En cas d’averia o trencadissa trucar a l’asseguradora corresponent, fer el karaoke corresponent i fer el seguiment fins que tot quedi solucionat.

• Actualització i verificació del Pla Anual de Manteniment de l’espai

• Supervisió de l’estat diari de la neteja. Control del personal de neteja (horaris i qualitat de la feina). En cas de disconformitat comunicar-ho a:

Suport administratiu a l'equip tècnic de l'oficina:

• Control calendari/reserves de les sales de reunions. Preparació de les mateixes

• Preparació de documents (Realització de còpies, enquadernacio i entrega)

• Recull mensual de necessitats dels espais i report a SSCC

• Realització d’encàrrecs i fotocòpies (dins un horari acordat prèviament i fixe)

• Preparació d’aules

• Realització de trucades per a la recerca d’usuaris

• Informació telefònica a possibles interessats dels programes que executem (derivació quan correspongui). Tasca transversal per a usuaris potencials de diferents serveis

• Gestió incidències d’espais via aplicatiu

💡Perfil competencial

• Capacitat de treballar de forma autònoma

• Domini de les TIC (ofimàtica i eines telemàtiques)

• Capacitat de treballar sota pressió

• Comunicació

• Organització i planificació del propi treball

• Flexibilitat

🎓 Quins són els requisits que has de tenir?

✔ Disposar d'un Cicle Formatiu de Grau Superior d'Administració i finances, RRHH, etc

✔ Experiència prèvia en tasques homòlogues

✔ Domini del paquet Office (Word, Excel, Power Point)  

✔ Coneixements administratius (concepte de factura, albarà, mínims requisits legals, diferència entre despesa i pagament o entre ingrés i cobrament, etc..)

✔ Coneixements en gestió documental 

✔ Coneixements en gestió de centraletes telefòniques  

✔ Disponibilitat d'incorporació immediata

✨ T’oferim

📌 1 vacant estable al 100% de la jornada
⏰ Horari: Dilluns a divendres de 8h a 15h i una tarda (37,5 h/setmana).
☀️ Jornada intensiva a l’estiu (8h a 15:30h)
🏠 1 dia de treball híbrid a la setmana.
💶 Categoria: Grup Professional 3 – 20188.81 € bruts anuals
🚀 Incorporació immediata

🌟 Uneix-te al nostre equip i gaudeix de beneficis únics!

A Fundació Gentis cuidem el nostre equip tant com cuidem les persones que atenem.

💳 Retribució flexible en:
🍼 Escola bressol
🏛️ Formació contínua
🥑 Restaurants
🚎 Transport públic
🏥 Assegurança de salut